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Werden Sie zu Ihrem eigenen Zeitmanager

Artikel_Zeitmanagement

Oft kommen Menschen zu mir in Beratung, die sich im Beruf überfordert fühlen und hoher Belastung ausgesetzt sind. Diese Personen geraten auch immer wieder unter Zeitdruck. Ein gutes Zeitmanagement kann Abhilfe schaffen.

Entdecken Sie Ihre Zeitdiebe
Im Arbeitsleben kommen uns immer wieder Zeitdiebe unter. Das können Personen sein, aber auch spezielle Aktivitäten, die viel Zeit beanspruchen. Nicht immer kommen diese Diebe von außen – auch stehen wir uns oft selbst im Weg. Beispiele wären: chaotischer Schreibtisch, nicht nein sagen können, private Gespräche zur falschen Zeit u.a.m. Wie kommen Sie nun ihren Zeitdieben auf die Spur? Dokumentieren sie über einen Zeitraum von ein, zwei Wochen jede berufliche und private Tätigkeit im Büro. Wie lange brauchen Sie für welche Aufgaben? Wo lassen Sie Zeit liegen, ohne einen Nutzen davon zu ziehen? Machen Sie sich alle Tätigkeiten bewusst, die Ihnen Zeit entziehen. Überlegen Sie sich nun, wie Sie diese Zeitdiebe eliminieren können/wollen/werden. Je weniger Zeitdiebe, desto mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

Optimieren Sie Ihr Pausen-Management
Kurze, aber dafür häufigere Pausen sind effizienter als lange, aber seltene Pausen. Legen Sie kurze Arbeitsunterbrechungen so früh wie möglich ein – noch bevor Sie ausgelaugt sind. So können Sie Ihre Batterien schneller wieder aufladen. Je fitter Sie sind, desto eher können Sie Ihren Zeitplan einhalten. Daher ist gutes Pausen-Management ein grundlegender Baustein Ihres erfolgreichen Zeitmanagements.

Setzen Sie Prioritäten
Überlegen Sie, wie Sie Ihren Tag sinnvoll strukturieren können. Welche Arbeiten müssen Sie zuerst erledigen? Wo können Sie sinnvolle Pausen einlegen? Setzen Sie Prioritäten. Eine To-Do-Liste ist hilfreich. Auch können Sie Pufferzonen einführen, damit Sie mehr „Raum“ bekommen. Zehn bis Fünfzehn Minuten sind bereits hilfreich. Um Aufgaben in einen passenden Zeitplan einzuordnen, können Sie das sogenannte Eisenhower-Prinzip nutzen. Die Aufgaben werden in vier Kategorien unterschieden:

  • Wichtig und dringlich: sollte sofort erledigt werden
  • Wichtig, aber nicht dringlich: setzen Sie sich einen genauen Zeitpunkt für diese Erledigung
  • Dringlich, aber nicht wichtig: geben Sie diese Aufgabe wenn möglich weiter
  • Weder wichtig, noch dringlich: am besten in den Papierkorb!

Entdecken Sie Ihr persönliches Leistungsprofil
Zu welcher Tageszeit sind Sie am leistungsfähigsten: morgens, mittags, nachmittags oder abends? Wann haben Sie die schlimmsten Durchhänger? Während Ihrer „Hochs“ sollten Sie wichtige und herausfordernde Dinge erledigen. Hier können Sie Ihr Leistungspotential am besten ausschöpfen. Weniger wichtige Dinge erledigen Sie besser zu anderen Zeiten.

Morgen ist auch noch ein Tag! Ja, aber …
Damit meine ich jetzt nicht, dass Sie sich quälen sollen. Oft lenken wir uns ab, lassen uns gerne ablenken, schieben Dinge auf die lange Bank, und plötzlich hinken wir mit unseren Erledigungen den Aufgaben hinterher. Überlegen Sie: Welchen Anteil habe ich selbst an dieser unerquicklichen Situation? Wenn ich mit der Arbeit nicht nachkomme – liegt es an den Kollegen, am Chef, am Computer, oder gar an mir selbst? Widmen Sie sich einer Aufgabe und lassen Sie alles andere außen vor – keine E-Mails lesen, keine Gespräche, kein Essen nebenbei. Das können Sie gezielt üben.

Haben Sie Zeitgefühl?
Es ist nicht selbstverständlich, Zeitgefühl zu besitzen. Für gutes Zeit-Management ist es aber unerlässlich. „Die Zeit zu fühlen“ kann man üben. Schätzen Sie, wie lange Sie für bestimmte Tätigkeiten brauchen. Stoppen Sie mit der Uhr die Zeit. Wie weit lagen Sie daneben? Üben Sie regelmäßig und Sie werden ein besseres Zeitgefühl bekommen. Damit wird sich auch Ihr Zeit-Management verbessern.

 

Alles Liebe,

Doris

Doris Mayer

Als Lebens- und Sozialberaterin arbeitet
Doris Mayer mit Leidenschaft & Herz. Für meinjob.at schreibt sie Beiträge zu Themen wie Joborientierung, Burnout-Prävention, allgemeine Lebenskrisen u.v.a.m.. Sie folgt ihren Leidenschaften und Träumen – genau dasselbe wünscht Sie sich auch für Ihre KlientInnen.

Nähere Informationen finden Sie unter www.psychosozialeberatungwien.at.