Office Management (Vollzeit, m/w/d) mit Assistenzfunktion

Bei AFRY sorgen wir bei allem, was wir tun, für Veränderungen. Denn Wandel entsteht nur, wenn mutige Ideen zusammenkommen. Wenn wir erfolgreich zusammenarbeiten, innovativ tätig sind und unterschiedliche Blickwinkel einnehmen. So gestalten wir die Zukunft. Wir sind aktiv auf der Suche nach qualifizierten Bewerberinnen und Bewerbern, die ein Teil unserer integrativen und vielfältigen Teams auf der ganzen Welt werden möchten. Schließe Dich uns an, um den Übergang zu einer nachhaltigeren Zukunft zu beschleunigen.

Wir sind ein führendes Consultingunternehmen im Bereich Energie und Nachhaltigkeit und Teil eines internationalen Konzerns mit über 19.000 Mitarbeitern weltweit. An unserem Standort in Wien leben wir eine besondere Arbeitskultur: die Professionalität eines großen Konzerns kombiniert mit der Herzlichkeit eines familiär geführten Unternehmens.

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und unseres Teams suchen wir ab sofort einen engagierten Mitarbeiter (m/w/d) im Office Management mit einem vielseitigen Aufgabenbereich, der klassische Assistenz-, Office-Management- und Teamaufgaben umfasst.

Ihre Aufgaben:

Assistenz der Geschäftsführung:

• Organisation von Terminen und Meetings sowie Reisemanagement (inkl. Reisekostenabrechnung).
• Bearbeitung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Vor- und Nachbereitung von Präsentationen (z. B. PowerPoint).

Office Management:

• Verwaltung und Pflege von IT- und Büroinventar.
• Rechnungserstellung, Dokumentenmanagement und Datenschutzkoordination.
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie allgemeine Büroorganisation.

Teamassistenz:

• Unterstützung bei kleineren Projekten und internen Prozessen.
• Erstellung von Präsentations- und Arbeitshilfen für das Team.
• Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern.

HR & Legal Assistenz:

• Bewerbermanagement und Bildungsorganisation.
• Unterstützung bei Angeboten und NDAs.

Qualifikationen

Ihr Profil:

• Mehrjährige Erfahrung (mindestens 3 Jahre) in einer Assistenz- oder Office-Management-Rolle, idealerweise in einem dynamischen Umfeld (z. B. Consulting, Rechtsanwaltskanzlei, Steuerberatung oder KMU).
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Muttersprache oder vergleichbares Niveau) und fließendes Englisch (verhandlungssicher).
• Organisationstalent und Freude an einem vielseitigen Aufgabenbereich.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Loyalität und Diskretion.
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint).
• Ausbildungen oder Erfahrungen in den Bereichen HR, Legal oder Finance von Vorteil.

Zusätzliche Informationen

Das bieten wir Ihnen:

• Ein modernes Arbeitsumfeld: Arbeiten Sie in einem internationalen Team mit flachen Hierarchien.
• Flexibilität: Möglichkeit zu Homeoffice nach Vereinbarung
• Entwicklungsmöglichkeiten: Vielseitige Aufgaben in einem professionellen, aber familiären Umfeld. Raum für fachliche und persönliche Weiterentwicklung.
• Attraktive Vergütung: Ein Jahresbruttogehalt gemäß KV ab 44.000 € mit Bereitschaft zur Überbezahlung je nach Qualifikation und Erfahrung.
• Social Benefits: Essenszuschuss, Jahreskarte der Wiener Linien, Freizeit-Unfallversicherung, Sport- und Gesundheitsangebote.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Der Recruiting Day für diese Position findet am 18. Dezember 2024 zwischen 9 und 14 Uhr an unserem Standort am Euro Plaza, 1120 Wien statt. Ihre Bewerbung wird streng vertraulich und in Übereinstimmung mit den DSGVO-Vorschriften behandelt. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Motivationsschreiben) bis spätestens 13. Dezember 2024 ausschließlich über folgenden Bewerbungslink