Team Assistant (m/w/d)

Team Assistant (m/w/d)

Vollzeit/Wien

kraftwerk wurde 1990 als Umweltagentur gegründet und ist ein etabliertes und erfolgreiches Unternehmen mit über 30 Jahren Erfahrung, das auf flache Hierarchien, ein kollegiales Miteinander und eine offene Unternehmenskultur setzt.

Bei uns gibt es keine "Starallüren" oder einen "Stock im Hintern" – stattdessen findest du ein Umfeld, in dem Engagement geschätzt und auch mal herzlich gelacht wird.

Wir lieben Kinder und Hunde und heißen sowohl Wiedereinsteiger*innen als auch junge Talente herzlich willkommen.

Deine Mission – Das erwartet Dich bei uns:

• Umfassende Team-Assistenz: Du bist die zentrale Stütze und entlastest unser Admin-Team sowie die Teamleitung aktiv in allen Bereichen. Dazu gehören die engagierte Unterstützung bei Aufgaben in HR, Controlling, Buchhaltung und allgemeinen Verwaltungstätigkeiten. Du arbeitest dabei eng mit der Geschäftsführung zusammen und bringst deine Stärken und Interessen optimal ein.
• Proaktives Office Management: Du sorgst für einen reibungslosen Back Office-Ablauf, indem du Terminplanungen vornimmst, die korrekte Ablage von Rechnungen überwachst, Reisebuchungen organisierst und unsere Kundendatenbank stets aktuell hältst. Auch die Betreuung unserer zwei weiteren, nahegelegenen Standorte sowie die professionelle Bearbeitung des Postein- und -ausgangs und das selbstständige Handling allgemeiner E-Mails gehören zu deinem Aufgabenbereich.
• Repräsentatives Front Office: Als freundliches Gesicht und erste Stimme unseres Unternehmens sorgst du für einen professionellen Empfang – sowohl am Telefon als auch persönlich. Die Organisation und Vorbereitung von Meetings liegt in deiner Hand, um unseren Teams den Rücken freizuhalten.
• Administrative Koordination: Du bist der Dreh- und Angelpunkt für allgemeine organisatorische Tasks und unterstützt das Team aktiv bei allen Agenden rund um unsere Büroräumlichkeiten. Dazu gehört die Verantwortung für Bestellungen sowie die laufende Kommunikation mit unserer IT und externen Dienstleistern.
• Gestaltung der internen Kommunikation & Events: Ein besonderes Highlight ist deine aktive Mitgestaltung unserer internen und externen Kommunikation, wozu auch die Schaltung in Branchenmedien (Print und digital) zählt. Zudem bist du maßgeblich an der Planung und Organisation unserer spannenden Events beteiligt, wie z.B. unsere Round Tables und unser traditionelles „kraftwerk Sommerfest“, und unterstützt damit unser Team auch nach außen hin.

Dein Profil – Das bringst du mit:

• Ausbildung & Erfahrung: Du hast eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder verfügst über vergleichbare Qualifikationen und bringst mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung als Team Assistenz oder in einer vergleichbaren, unterstützenden Position mit.
• Exzellente Software-Skills: Du verfügst über ausgezeichnete und praxiserprobte Kenntnisse im Umgang mit MS Office Programmen (insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und nutzt diese sicher und effizient zur Unterstützung des Teams.
• Sprachenvielfalt: Deine Kommunikationsstärke stellst du sowohl in verhandlungssicherem Deutsch als auch in fließendem Englisch (in Wort und Schrift) unter Beweis. Die souveräne Kommunikation mit internationalen Kontakten ist für dich selbstverständlich und eine wichtige Ressource für unsere Teams.
• Proaktives Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität: Du arbeitest selbstständig, äußerst strukturiert, lösungsorientiert und denkst proaktiv mit. Auch in stressigen Situationen behältst du den Überblick, einen kühlen Kopf und weißt, wie man Prioritäten setzt, um die Teams optimal zu entlasten.
• Zuverlässigkeit & Serviceorientierung: Als zentrale Schnittstelle bist du unser Fels in der Brandung. Auf dich ist immer Verlass. Mitarbeiter*innen und Kund*innen schätzen deine Freundlichkeit, Hilfsbereitschaft und dein hohes Maß an Diskretion.

Unser Angebot – Das bieten wir Dir:

• Spannende Aufgaben & Projekte: Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld, in der du maßgeblich zum Teamerfolg beiträgst.
• Sicherer Arbeitsplatz: Ein stabiles und erfolgreiches Unternehmen mit über 30 Jahren Erfahrung.
• Kultur & Team: Ein offenes, menschliches und kollegiales Arbeitsklima ohne „Starallüren“ und „Stock im Hintern“, in dem du dich wohlfühlen und geschätzt wirst.
• Weiterentwicklung: Ein großzügiges Budget für individuelles Coaching und Weiterentwicklung, um deine Potenziale optimal zu fördern und deine Rolle als Team Assistenz stetig auszubauen.
• Mobilität: Eine Jahreskarte für die öffentlichen Verkehrsmittel, da wir deine Präsenz vor Ort schätzen.
• Familienfreundlichkeit: Wir lieben Kinder und Hunde! Wiedereinsteiger*innen sind ebenso willkommen wie junge Talente.
• Vergütung: Ein Jahresbruttogehalt ab etwa EUR 34.000,- auf Basis einer 38,5h/Woche (Vollzeit). Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung selbstverständlich möglich.

Wenn Du an dieser spannenden Position Interesse hast, dann freuen wir uns über Deine aussagekräftige Bewerbung unter der Kennnummer 108.088 bevorzugt über unser Karriereportal oder per eMail.